Vihje 1: Kuinka arkistoida tapauksia, kun lähetät arkistoon
Vihje 1: Kuinka arkistoida tapauksia, kun lähetät arkistoon
Liittovaltion lain 17 §: n mukaan125-F3, irtisanottujen työntekijöiden tapaukset siirretään arkistoon. Ennen kuin asiakirjat luovutetaan, ne on ommeltu, numeroitava, tuotettava ja luetettava kansi. Tämän pitäisi tehdä valtuutettu henkilöstöjohtaja.
Tarvitset
- - kansio;
- - kaikki asiakirjat;
- - lyijykynä;
- - inventaario;
- - toimitusvarasto.
opetus
1
Siirrä eläkkeelle jääneen työntekijän tapaus arkistoonhajota asiakirjat käänteisessä kronologisessa järjestyksessä. Tämä tarkoittaa, että kun työskentelitte, teit henkilökohtaisen tiedoston, jonka ensimmäinen arkki oli työhakemus. Kun tapaus siirretään arkistoon, ensimmäinen arkki on irtisanomisilmoitus.
2
Ompelemalla työntekijän henkilökohtainen tiedosto samanaikaisestilaatia luettelo asiakirjoista, jotka on liitettävä. Arkistossa siirrettävään henkilötiedostoon tallennetaan kaikki käytettävissä olevat asiakirjat: kyselylomake tai CV, kopiot koulutusasiakirjoista, jäljennökset työsuhteista, irtisanomisista ja muista toimeksiannoista. Nämä voivat olla palkkojen nostamiseen tai laskemiseen liittyviä määräyksiä, siirtoja, lisäveloituksia jne. Liitä myös kaikki viittaukset, jotka työntekijä on koskaan lähettänyt organisaationne, kopio työsopimuksesta, lisäsopimukset ja työntekijän työhön liittyvät määräykset.
3
Ompele tiedosto kansioon,kirjoita kaikki oikean yläkulman levyt. Sinun täytyy tehdä se yksinkertaisella kynällä. Top helma varaston, allekirjoittaa kansioon asettamalla kirjainkoodilla ensimmäistä kirjainta nimet työntekijän sekä kannessa kansion vuosi suuren määrän erottaminen oman yrityksen.
4
Voit laskea irtisanomisvuosi, jonka voit käyttääyksi tai useampi työntekijä, eläkkeellä yhden vuoden aikana. Jos olet laskemassa useita työntekijöitä, käännä kaikki henkilökohtaisten tiedostojen tiedostot yhteen yhteiseen kansioon ja kirjoita sitovuuden irtisanomisvuosi. Yhdessä kansiossa voi tallentaa enintään 250 arkkia. Jokainen kattava tapaus muodostuu irtisanomisvuoden lisäksi myös sukunimien aakkostosta.
5
Kun siirrät kaikki tiedostot arkistoon, tee jakeluinventaario. Ensimmäisessä sarakkeessa ilmoitetaan tapausten järjestysnumerot kaikkien nimikkeistön kaikkien tapausten toisissa indekseissä. Kolmas sarake täytetään otsikoiden otsikon mukaan, neljännellä päivämäärillä, viidenneksi arkkien lukemalla, kuudenneksi varastomenetelmillä, seitsemäs sarake, jonka voit täyttää, jos on muistiinpanoja tai lisäyksiä.
Vihje 2: Asiakirjojen lähettäminen arkistoon
Tapausten valmistelu ja toimittaminen arkisto - olennainen osa työnkulkua. Niiden rekisteröinti alkaa organisaatiosta asiakirjojen laatimishetkestä lähtien ja päättyy siirtoon arkisto kalenterivuoden lopussa tai säilytysajan. Joissakin tapauksissa tapauksia säilytetään yli vuoden ajan. Näitä ovat mm. asiakirjat, joka koskee henkilöstörekistereitä.
opetus
1
Että tapausten käsittelyssä arkisto ei kestänyt paljon aikaa, sinun on noudatettava rekisteröintisääntöjä nykyisen työnkulun aikana. Siirrettäessä tapauksia arkisto pysyvää tai tilapäistä varastointia varten on tarpeen ommella asiakirjat, kirjoita arkit, täyttäkää viimeinen merkintä, jos se on työohjeiden mukaan, ja myös laatia sisäinen luettelo.
2
Samaan aikaan otsikon sivulle arkisto nimi ilmoittaa organisaation tai yrityksen nimen, indeksin tapausten nimikkeistön, tapauksen avaamisen ja lopettamisen päivämäärän sekä varastointijakson mukaan.
3
Toimitettavat asiakirjat arkistotallennetaan erilliseen kansioon, jossa on kovakattavat. Jos asiakirjassa on erityinen arvo, sitä ei tavallisesti ole ommeltu, vaan se asetetaan tiedostoon tai kirjekuoreen ja liitetään koteloon. Varren ja numeroidun tapauksen lopussa on tarkistuslista, ja alussa - sisäinen inventaario. Tällöin kotelon paksuus ei saa ylittää 40 mm, ja levyjen määrä saa olla enintään 250.
4
Tapauksissa, jotka on tallennettu arkistoe jatkuvasti sekä tilapäisesti, mutta vähintään 10 vuotta, valmistellaan varaston siirtoa koskeva selvitys arkisto. Samalla, asiakirjat, jotka liittyvät henkilöstön kirjanpitoon,erillinen inventaari on koottu. Se sisältää tapausten nimet, joista jokaiselle on annettu sarjanumero sekä nimikkeistön koodi. Vaihto-omaisuus tehdään kahtena kappaleena, jos tapaukset pysyvät arkistoorganisaatio. Jos tapaukset siirretään valtiolle arkisto, on oltava neljä kappaletta.
5
Tapaukset, jotka on säilytettävä alle kymmenen vuoden kuluttua, voivat olla arkisto organisaation johto harkintansa mukaan. Tarve luovuttaa tapaukset riippuu työmäärästä arkistoa, vanhojen asiakirjojen viitetiedot jne.
Vihje 3: Kuinka arkistoida henkilökohtainen tiedosto
Kaikkien eläkkeellä olevien ja eläkkeellä olevien henkilötietojen käsittelytyöntekijät on lähetettävä arkistointiin (liittovaltion lain nro 125-F3 17 §). Henkilöstöosaston työntekijä on velvollinen laatimaan kansioita asiakirjoihin ja siirtämään ne valtuutetulle työntekijälle arkisto kädestä käsiin.
Tarvitset
- - kansiot;
- - sideaine;
- - lyijykynä;
- - inventaario;
- siirron tarkistuslista.
opetus
1
Ennen henkilökohtaisten tiedostojen luovuttamista arkistoon huolellisestivalmistella kaikki saatavilla olevat asiakirjat, jotka jäävät henkilöstöosastoon työntekijöiden irtisanomisen jälkeen. Lainsäädännöllä vahvistetaan tiettyjä määräaikoja, joissa sinun on aika siirtää työntekijöiden henkilötiedostoja arkistotallennukseen. Ne eivät saa ylittää 12 kuukautta irtisanomisen jälkeen.
2
Jokainen tapaus hajoaa taaksepäinkronologinen järjestys. Jos työntekijän työsuhteen aikana ensimmäinen sivu oli työntekijän kirjoittama ilmoitus työntekijöiden palkkaamisesta, arkistoaineistoissa ensimmäinen sivu on irtisanomisilmoitus.
3
Kaikki arkit, jotka on koottu oikeaan järjestykseen, on ommeltu sideaineella, järjestyksessä. Tee erillinen arkistosarja. Lisää sarjanumeron alle kaikki sinetöidyt henkilökohtaisten tiedostojen arkit.
4
Kirjoita merkintä kaikkien sivujen päälle. Jos tallennat henkilökohtaisen tiedoston jokaiselle työntekijälle erikseen, laita se pahvikansioon, kirjoita isoilla kirjaimilla työntekijän sukunimen ensimmäinen kirjain ja irtisanomisvuosi.
5
Kun siirrät tiedostoja arkistoon, voit lisätäuseissa tapauksissa irtisanotuista työntekijöistä yhdellä kansiolla, mutta arkkien määrä ei saisi ylittää 250. Yhdessä kansioon nostavat eläkkeelle jääneet työntekijät yhden vuoden aikana, joiden nimet alkavat samoilla kirjaimilla. Henkilökohtaisten tiedostojen rekisteröintiä käytetään useimmiten suurissa yrityksissä, joissa suuri henkilöstövirta kulkee yhden vuoden kuluessa.
6
Kaikissa valmistetuissa tapauksissa täytäsiirron levy, joka on standardoitu formaatti. Sarake №1 kirjoita sarjanumero kussakin tapauksessa sarakkeeseen №2 - indeksi kunkin tapauksen mukaan nimikkeistön №3 - nimi otsikot asioiden №4 - päivämäärä, №5 - määrä lähetettyjen arkkia kunkin tapauksen erikseen, №6 - säilytysjaksot №7 - lisäyksiä tai ilmoitettava tavat.
Vihje 4: Kuinka hakea kantta
Venäjän federaation nykyisen lainsäädännön mukaan henkilökohtainenasia ei ole kaikille työntekijöille. Tämä vaatimus on pakollinen ainoastaan virkamiesten osalta. Monilla kaupallisilla järjestöillä on kuitenkin myös tämä käytäntö, etenkin niillä työntekijöillä, joilla on vastuualueita.
opetus
1
Työntekijän henkilökohtainen tiedosto on kansio, jossa onkaikki tarvittavat asiakirjat (työhakemus, kyselylomake tai henkilötietolomake kirjanpitäjältä, omaelämäkerta tai jatko, kopio työsuunnitelmasta, kannustus- ja rangaistusmääräykset jne.). Tästä syystä poista kaikki tarvittavat kopiot ja ota alkuperäiskappale työntekijältä.
2
Henkilökohtaisen aineiston kansi on laadittavaLomake, jonka on laatinut GOST 17914-72. Totta, tällä hetkellä (erityisesti kaupallisissa järjestöissä) tätä ei aina noudateta. Väärinkäsitysten ja ongelmien välttämiseksi valvontaviranomaisten kanssa on kuitenkin välttämätöntä varmistaa, että henkilökohtaisen tiedoston kattavuus sisältää tarvittavat vähimmäistiedot.
3
Määritä ordinaalikansio oikeassa yläkulmassatapausnumero (yleensä - henkilöstön määrä). Tämän numeron alle on tallennettu henkilökohtainen tiedosto henkilökohtaisten tiedostojen rekisteristä. " Kirjan tulee sisältää seuraavat tiedot: työntekijän sarjanumero, sukunimi, etunimi ja sukuhenkilön asema sekä tapauksen rekisteröintipäivä ja tapaus, jolloin asia on otettu pois rekisteristä.
4
Joissakin organisaatioissa satunnaisen numeron (aikataulukko) lisäksi kannen oikeassa yläkulmassa olevat kentät täytetään edelleen: "Rahaston nro ____" ja "Varaston nro ____".
5
Kannen keskellä kirjoittaa täynnäorganisaation nimi. Esimerkiksi "Rajavastuuyhtiö" Itä ". Allekirjoitus on järjestön lyhyt nimi: "LLC Vostok" ja vielä pienempi - sen rakennemäärän nimi, jossa työntekijä työskentelee. Esimerkiksi: "Toimitusosasto". Nämä tiedot osoittavat: "Henkilökohtainen tiedostonumero ..." - oikeassa yläkulmassa mainitun palvelun numeron mukaisesti. Heti tämän jälkeen kirjoita työntekijän nimi, etunimi ja etunimi nimellisessä tapauksessa.
6
Henkilökohtaisen tiedoston kannen oikeassa alakulmassa on oltava sellaiset tiedot: - "Aloituspäivä" - "Päättymispäivä" - "On _____ -lehdet" - "Säilytä _______".
Vihje 5: Miten hakea jatkamista
Työnantaja valittaessa korvaavia ehdokkaitaavoimet työpaikat mieluummin suorittavat alustavan valinnan uudelleen. Tämä artikkeli edustaa sinua edes ennen haastattelua, joten työhakemus on laadittava niin, että työnantaja on vakuuttunut siitä, että yrityksesi ominaisuudet, tietosi ja taidot ovat täysin vaatimusten mukaisia.
opetus
1
Ennen kuin kirjoitat jatkaa, on tarpeen selvittääsen selkeä rakenne. Kauniin ja oikein suunniteltu asiakirja on paremmin havaittavissa ja analysoitavana. Eri tietolohkojen tulisi kuvata omat aiheensa.
2
Työn alkuun tulee sijoittaa henkilökohtaisia tietoja, mukaan lukien täydelliset tiedot hakijan nimi-, sukunimestä, patronymiasta ja iästä. Myös nykyiset yhteystiedot on ilmoitettava.
3
Sijainnin otsikko, johon sinäteeskennellä, olisi määritettävä välittömästi henkilökohtaisten tietojen jälkeen. Tällöin on tarpeen kiinnittää huomiota työnantajan osoittaman avoimen työpaikan nimen täydelliseen sattumiseen, koska virheellinen kirjoittaminen voi jättää virheellisen vaikutelman työn jatkamisesta.
4
Lisätietoja - tietoja itsestäsi asiantuntijaksi,täysin vastaa tätä avointa työpaikkaa. Tarjoa tietoja omasta tietämyksestäsi ja taidoistasi sekä keskeisistä taidoista, jotka ovat tärkeimpiä työpaikan saamiseksi.
5
Tietoa koulutuksesta on tärkeä. Se on varattu osoittamaan muodossa koulutuksen päinvastaisessa järjestyksessä, alkaen viimeisestä opiskelupaikan. Lyhyesti raportoi koko nimi oppilaitoksen, kuluessa ja sen päättymiseen sekä pätevyyttä.
6
Seuraava kohta on tehdä kokemustyötä. Henkilöstöpäällikkö on pääsääntöisesti kiinnostunut viimeisten työpaikkojen tiedoista viidestä kymmeneen vuoteen. Kokemuksen kuvauksessa tiedot on täsmennettävä konkreettisesti ja lyhyesti, ja on toivottavaa osoittaa aikaisempien tehtävien lisäksi saavutuksesi.
7
Lisätiedot ovat tärkeimmätVain siinä tapauksessa, että tulevan työn yksityiskohdat vaativat tätä. Tällaisiin tietoihin voi sisältyä: ajokortin läsnäolo, vieraiden kielten tunteminen, tietokone- ja toimistolaitteiden käyttö jne. Lisätiedoilla voidaan myös antaa lyhyt tiedot siviilisäädystä, aktiivisista harrastuksista.
Vihje 6: Asiakirjojen arkistointi
Asiakirjojen arkistointitoteutetaan vuoden loppuun mennessä. Siten asiakirjat ovat valmiita säilytykseen vakiintuneiden sääntöjen yhteydessä. Talletusehdoista ja asiakirjojen arvosta riippuen tapaukset laaditaan kokonaan tai yksinkertaistetulla järjestelmällä.
opetus
1
Tee asiakirjojen nimikkeistötilapäinen varastointi (enintään 10 vuotta). Varmista kotelon muodostumisen oikeellisuus (riippumatta siitä, onko asiakirjoja pysyvällä säilytysajalla). Tarjoukset jättävät kansioihin, ne on systematisoitava tapausten nimikkeistön mukaan, eikä numerointia tarvita. Tapauksen arkistossa he luovutetaan tapausten nimikkeistön mukaan.
2
Pitkäaikainen varastointi (yli 10vuotta): 1. Sitovat kotelot (arkistoida kova kansio tai kansi vahvalla lanka neljällä lävistys tai ne voidaan yhdistää) .2. Arkkien numerointi (se suoritetaan mustaan grafiittikynään oikeassa yläkulmassa koskematta asiakirjan tekstiä) .3. Merkitään sanatarkasti (täsmennä, kuinka monta arkkia on sidottu, onko vahinkoja, merkkejä ja päivämääriä) .4. Luodaan sisäinen luettelo asiakirjoista (tapauksista, joissa on erityisen arvokkaita asiakirjoja, henkilökohtaisia, oikeudellisia ja tutkintaan liittyviä tapauksia jne.). Luettelon lopussa ilmoitetaan asiakirjojen lukumäärä ja luettelon arkkia. Kaikkien tapauksen peitteen yksityiskohdat (toimielimen nimi, rakenteellinen osa-alue, tapauksen kirjaus, tapauksen nimi ja tapauksen varastointi.
3
Pysyvän tai pitkän aikavälin asiakirjoissavarastointijakso, laita luettelo. Siihen tulisi sisällyttää yksilöllinen tapauksen numero, ja myös sen sisältö ja koostumus on esitettävä tapauksen otsikossa. Varaston on myös ilmoitettava tapauksen varastointi. Ilmoita tapausten määrä sekä ensimmäisen ja viimeisen tapauksen numero, merkki ja päivämäärä. Yksittäisten tapausten osalta laaditaan erillinen luettelo.
4
Siirrä valmiit tiedostot arkistoon. Löytämesi arkiston työntekijä tarkistaa nimikkeistön tai varaston tapausten lukumäärän, varmentaa merkinnän, merkitsee poissaolevien tapausten lukumäärän, asettaa tapaamisten hyväksymispäivän ja siirron. Luettelo on sinetöitävä sellaisten henkilöiden allekirjoituksella, jotka ovat suorittaneet tapausten hyväksymisen ja siirron.
Vihje 7: Miten hakea
Henkilökohtainen tiedosto on kokoelmaasiakirjat, jotka sisältävät työntekijää koskevia tietoja työsuhdetta koskevan määräyksen allekirjoittamishetkestä irtisanomispäätöksen antamispäivään. Maassamme yksityisten asioiden hoitaminen on pakollista vain virkamiehille. Useimmat yritykset ja organisaatiot kuitenkin haluavat järjestelmällistää ja ottaa huomioon työntekijöitä koskevia tietoja.
opetus
1
Henkilökohtaisessa tiedostossa on yleensä seuraavat tiedottyöntekijää koskevat tiedot: henkilötietolomake, kopio koulutusasiakirjoista, jäljennös työjärjestyksestä ja hakemuksesta, työsopimus, muutokset ja lisäykset, asiakirjat todistuksesta ja ammatillisesta kehityksestä sekä muut henkilökunnan tarvitsemat asiakirjat jäljennös avioliiton todistuksesta, lasten syntymästä, passista, sotilaslennosta jne.).
2
Kunkin työntekijän henkilökohtainen tiedosto laaditaanerillinen kansio, jossa on pahvisuoja - kansio. Sitä varten asetetaan vaatimuksia: sukunimi, nimi, työntekijän sukutaulu, yrityksen avautumispäivä. Työntekijän irtisanomisen jälkeen henkilökohtainen tiedosto suljetaan. Asiakirjat on toimitettava arkistoon epäonnistumatta.
3
Suljetut henkilökohtaiset tiedostot on numeroitu, koottusisäisten asiakirjojen sisäinen luettelo. Kansiossa olevat asiakirjat kerätään aikajärjestyksessä - työntekijän saapumisesta irtisanomispäivään. Samassa järjestyksessä kootaan sisäinen inventaari. Varastoluetteloiden numerointi on erillään henkilöasiakirjojen numerosta.
4
Työntekijöiden henkilökohtaiset asiat annetaan vainjohtaja tai muut henkilöt johtajan ohjeiden mukaan sekä itse työntekijä. Henkilökohtaiseen tiedostoon tallennetut tiedot ovat luottamuksellisia, joten niitä ei saa altistaa vieraille. Henkilökohtaisen tiedoston aikaisempia asiakirjoja ei saa muuttaa, vaan myös purkaa ne.
5
Henkilöstöosastolla on vain tapauksiahenkilöstöä. Työntekijöiden irtisanomiset siirretään arkistoon. Siellä niitä pidetään 75 vuoden ajan, ja johtajien, johtajien sekä henkilöiden, joilla on palkintoja ja diplomi-insinöörejä, ei ole rajoituksia.
Neuvosto 8: Mitkä ovat henkilöstövalvojan tehtävät?
Henkilöstöosaston tarkastaja (HR-johtaja)toimistotyö) viittaa henkilöstöasiantuntijoihin. Hänellä on vastuullinen työ asiakirjojen kanssa, mikä vaatii käytännön taitoja ja täydellistä tietoa työlainsäädännöstä. Viimeisten vuosikymmenien aikana HR-tarkastajan ja muiden henkilöstöasiantuntijoiden tehtävät on selkeästi määritelty.
Henkilöstön tarkastajan päätehtävä -työskennellä asiakirjojen kanssa. Oli aika, jolloin hän oli mukana asiakirjassa, toimisto-, haastateltavaksi työhönotossa, toimi valvontaviranomainen työsuojelun yritystasolla ratkaista johto ongelmia avainhenkilöt otdelov.Kogda tapahtui roolijako kaikkien henkilökuntaan palvelun työnkuvaan oli määrätty tehtävänsä oikeudet ja vastuut, jotka aiheutuvat tarkastaja kadram.Osnovatelny lähestymistapa suunnittelun asiakirjat ja validointi täyttää ne - sitähän erottaa kokemus ammattitaitoinen rekisterinpitäjä.
